Was tun, wenn der Chef krankheitsbedingt ausfällt?

  • Bandscheibenvorfall oder Burn-out: Auch Firmenchefs sind manchmal längerfristig von Krankheiten betroffen. Wie lässt sich eine Phase von Absenz organisieren, wenn man für seine Firma unverzichtbar ist? Bei Klein- und Mittelbetrieben ist der Unternehmer oft unentbehrlich. Er ist die Drehscheibe des Unternehmens, koordiniert die Aufträge, akquiriert neue Kunden, übernimmt die Qualitätskontrolle, weiß über Gehälter und Verträge Bescheid, und vieles mehr. Viele Unternehmer identifizieren sich sehr stark mit dem Betrieb. Was passiert aber, wenn der Chef für längere Zeit ausfällt? Welche Auswirkung hätte das auf das Unternehmen? Liegen Verantwortlichkeiten und Wissen bei nur einer einzigen Person, wird es schwierig, deren Ausfall zu kompensieren. Wenn keine Entscheidungen getroffen werden können oder kein Zugang zu Finanzmitteln gewährleistet ist, kann das Unternehmen unvermittelt in eine existenzielle Krise gestürzt werden – die vermeidbar gewesen wäre. Kann das Unternehmen auch ohne Patron auskommen? Wenn es sich auf alle Eventualitäten vorbereitet hat, dann schon. Um den Betrieb vor unnötigem Schaden zu bewahren, sollte es einen Notfallplan geben. Laut einer Studie des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) hat jedoch nur jeder dritte Firmenchef entsprechende Vorkehrungen getroffen. Viele Unternehmer scheinen wohl der Ansicht zu sein, dass ihnen nichts passieren kann. Dabei ist das Risiko einer Berufsunfähigkeit relativ hoch. Laut Statistik liegt es bei etwa 20 bis 25 Prozent. Oder anders ausgedrückt: Bis zum Alter von 65 Jahren werden etwa ein Fünftel bis ein Viertel der Berufstätigen irgendwann einmal berufsunfähig. Häufigste Ursache dafür sind psychische Krankheiten (Depressionen, Burn-out oder andere psychische Probleme). Welche Vorkehrungen sollten Unternehmer für den Ernstfall treffen? Grundsätzlich sollten folgende drei Fragen geregelt sein:

Wo liegt der Notfallordner?

  • Um das Unternehmen weiterführen zu können, ist es wichtig, dass der Zugriff auf alle relevanten Unterlagen gewährleistet ist. Daher sollte alles Wichtige in einem Notfallordner abgelegt sein. Das beginnt bei den Vollmachten, reicht über Verträge (z.B. Gesellschaftsvertrag, Arbeitsverträge, Kaufverträge, Leasingverträge) über den Vertretungsplan bis hin zur Sammlung aller notwendigen Zugangs- und Passwörter sowie Kontaktdaten externer Berater (Steuerberater, Notar, Rechtsanwalt). Hinzu kommen sensible Informationen, etwa zu Bürgschaften, Zahlungsverpflichtungen oder laufenden Rechtsstreitigkeiten. Der Ordner sollte an einem sicheren Ort deponiert und ausgewählten Personen anvertraut werden. Wichtig ist, dass der Ordner stets auf dem aktuellsten Stand gehalten wird.

Wer übernimmt kurzfristig?

  • Speziell in kleinen Unternehmen weiß oft der Chef als Einziger Bescheid. Damit das Tagesgeschäft weiterlaufen kann, sind Vollmachten an Vertrauenspersonen zur Abwicklung von Geschäften mit Lieferanten und Abnehmern auszustellen. Diese Personen sollten aber nicht bloß im stillen Kämmerchen ernannt werden. Sie sollten in Informationsflüsse eingebunden sein und bereits vorab als Stellvertreter intern (Familie und enge Mitarbeiter) sowie extern (den wichtigen Kunden und Beratern) bekannt sein. Ein vertrautes Gesicht schützt vor Verunsicherung im Ernstfall.

Wer bekommt welche Zuständigkeiten?

  • Sollte nicht eine einzelne Person als Stellvertreter bestimmt werden können, ist es alternativ ebenfalls möglich, einen Notfallbeirat zu benennen. Dieser kann die Funktion des Unternehmers übernehmen und (falls notwendig) einen Geschäftsführer bestellen. Für den Ernstfall sollten die Zuständigkeiten für Schlüsselaufgaben klar verteilt sein. Mit Vertretungsplänen wird geregelt, wer wofür zuständig ist, um die uneingeschränkte Handlungsfähigkeit zu erhalten.